Comment créer un planning restaurant performant et motivant pour vos équipes  !

Dans un restaurant, un planning d’équipe bien pensé dans son restaurant est un pilier de l’organisation interne. Il ne s’agit pas seulement de répartir des heures de travail : un planning clair et optimisé, c’est la garantie d’une qualité de service constante, d’une meilleure satisfaction client et d’un personnel motivé.

De nombreux restaurateurs sous-estiment encore l’importance de la gestion du planning restaurant : cela peut pourtant être un levier majeur pour réduire le turnover, éviter les heures supplémentaires non maîtrisées et limiter l’absentéisme.

Dans cet article, nous allons détailler les étapes clés pour mettre en place un planning efficace, les outils à connaître, les astuces planning restauration, ainsi que les points de législation HCR à ne pas négliger.

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Pourquoi bien gérer son planning est vital en restauration

Un planning d’équipe maîtrisé est un outil stratégique. Voici pourquoi :

✅ Chiffres clés : selon l’UMIH, le secteur HCR affiche un turnover moyen de 30 à 40 % par an. L’absentéisme représente jusqu’à 5 % des heures travaillées, et une mauvaise planification entraîne souvent des heures supplémentaires coûteuses.

✅ Avantages : un planning personnel restaurant bien conçu contribue à la qualité de service (chaque poste est couvert), au bien-être des équipes (moins de fatigue, meilleure répartition des shifts) et donc à la rentabilité globale du restaurant.

✅ Mise en place : gérer un planning demande de modifier certaines habitudes. Il faut apprendre à anticiper les pics d’activité, à ajuster les effectifs en temps réel, et à faire évoluer son organisation en fonction des retours du terrain.

Avec Tastit, tu peux combiner un logiciel planning restaurant avec d’autres outils comme la gestion des réservations ou l’analyse des pics de fréquentation pour affiner encore plus ta couverture horaire.

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Listez toutes les tâches quotidiennes à planifier

La base d’un planning réussi, c’est de savoir exactement quoi planifier. En restauration, les tâches sont nombreuses et parfois fluctuantes selon l’activité.

Voici une liste non exhaustive :

• Accueil et prise en charge des clients
• Mise en place des tables et du matériel
• Service en salle
• Plonge et nettoyage
• Réception et rangement des livraisons
• Gestion des stocks
• Suivi des réservations
• Encaissement
• Fermeture et nettoyage approfondi

💡 Astuces planning restauration : adapte les tâches selon les périodes de la journée. Par exemple, la plonge sera plus sollicitée après les services principaux, tandis que la mise en place se fait avant chaque rush.

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Évaluez vos besoins en effectif

Pour créer un planning pertinent, il faut ajuster les effectifs aux besoins réels.

• Calculez la couverture nécessaire : analyse tes ventes passées via Tastit pour estimer les pics d’affluence. Détermine combien de serveurs, chefs de rang, plongeurs ou commis sont nécessaires par rotation.
• Anticipez les périodes critiques : week-ends, jours fériés, vacances scolaires, événements spéciaux… autant de moments où tu dois renforcer l’équipe.
• Contrats : équilibre CDI, CDD, extras ou saisonniers. Chaque type de contrat a ses contraintes légales ; c’est un point clé du droit du travail HCR.

Un logiciel de planning restaurant t’aidera à visualiser ces besoins d’un seul coup d’œil, et à ajuster en temps réel si un imprévu survient.

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Rédigez des fiches de poste claires et complètes

Pour éviter les malentendus, chaque membre de l’équipe doit savoir ce qu’on attend de lui.

• Définis missions et responsabilités : par exemple, pour un serveur, indique l’accueil client, la prise de commande, le service, l’encaissement et le nettoyage de sa zone.
• Compétences requises : gestion du stress, bonne présentation, connaissance des produits.
• Exemple : la fiche de poste d’un chef de rang inclura en plus la gestion de la caisse, la coordination avec la cuisine et la formation des commis.

Ces documents sont précieux pour l’intégration de nouveaux collaborateurs, notamment en période de forte rotation du personnel.

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Créez un planning équitable et flexible

Un bon planning doit trouver l’équilibre entre besoins du restaurant et contraintes personnelles.

• Types de plannings : fixe (les horaires sont toujours identiques), tournant (les shifts changent chaque semaine) ou glissant (planning mis à jour en fonction des besoins).
• Gérer les absences et remplacements : mets en place un système clair pour prévenir à l’avance, trouver un remplaçant ou re-moduler le planning.
• Communication : affiche le planning au minimum 7 jours avant, comme l’impose souvent la convention collective HCR, et respecte les délais légaux.
• Anticipation : utilise Tastit pour repérer les périodes sous tension (ex. vacances scolaires) et proposer des shifts équitables.

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Respectez la législation du travail

Un planning doit impérativement être conforme au droit du travail HCR :

• Durée de travail maximale : 10 heures/jour, 48 heures/semaine (ou 44 heures en moyenne sur 12 semaines).
• Temps de repos obligatoire : 11 heures entre deux services, 35 heures hebdomadaires.
• Pauses : au moins 20 minutes toutes les 6 heures consécutives.

❗️ En cas de non-respect, tu t’exposes à des sanctions, voire à des litiges prud’homaux. D’où l’intérêt de digitaliser la gestion pour limiter les erreurs.

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Adoptez un logiciel de planning pour restaurant

Passer d’un tableau papier ou Excel à un logiciel planning restaurant est un gain de temps énorme.

✅ Avantages du digital :

• Moins d’erreurs de saisie
• Mise à jour instantanée
• Notifications pour l’équipe
• Suivi des heures travaillées et exports pour la paie

✅ Exemples d’outils : Skello, Combo, Agendrix, Planday.

Avec tastit pro, tu peux connecter ces solutions à ton logiciel de réservation restaurant pour croiser fréquentation et couverture horaire afin d’optimiser ton planning.

💡 Compare les fonctionnalités clés : gestion des absences, échanges de shifts, accès mobile, compatibilité avec tes outils RH existants.

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Conseils pratiques pour un planning efficace

✅ Impliquer les équipes : tes collaborateurs doivent pouvoir donner leur avis, signaler des indisponibilités ou proposer des échanges.

✅ Règles claires : affiche les délais pour demander un congé ou échanger un shift.

✅ Suivi et ajustements : chaque mois, analyse ton planning pour identifier les axes d’amélioration : sureffectif ? Sous-effectif ? Trop d’heures sup ?

Chez Tastit, nous conseillons d’associer planning et analyse de la satisfaction client pour mesurer l’impact de l’organisation sur le service.

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Conclusion

👉 Un planning bien maîtrisé dans son restaurant, c’est un personnel motivé, une meilleure satisfaction client et une rentabilité optimisée.

N’hésite pas à tester un logiciel de planning restaurant et à le connecter à tes autres outils Tastit (réservations, gestion de l’expérience client) pour un pilotage encore plus fluide.

📌 Pour aller plus loin, consulte nos articles :

• Optimiser la gestion du personnel en restauration
• Recrutement en restauration : nos conseils
• Comment diminuer les No-Shows et mieux gérer ses réservations

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